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Exchange2010-應用-利用公用資料夾分享行事曆

假設資訊部有一部門行事曆,使用者 it001、it002兩位,負責維護該行事曆資料,但僅能針對自己所建立的項目進行維護。而資訊部門其他同事user1、user2、user3必須能夠瀏覽部門行事曆,但不能進行增刪修改等維護作業。此部門行事曆僅對部門同仁開放閱覽。m001為部門資料夾之管理人,可以在資訊部公用資料夾內,建立維護行事曆內容及權限。

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1、在AD中建立2個群組帳號 “it-cal-users” 及 “it-cal-mod”,以供後續權限指定用。

應注意的是,”群組領域” 必須是 “萬用” 型態,才能被Exchange引用。

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2、把 user1、user2、user3加入 it-cal-users 群組。把 it001、it002加到 it-cal-mod 群組。

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3、將群組加入Exchange的通訊群組,以供後面權限指派用。

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選擇現有群組,加入it-cal-users 及 it-cal-mod

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兩個群組都加進來了。

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4、確認網域使用者均已加入Exchange信箱。後續使用者才能登入信箱觀察結果。

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5、開始在Exchange Server上建立公用資料夾。

在Exchange Server預設公用資料夾內建一新資料夾 “資訊部”。

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6、進入資料夾權限頁

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7、”預設值”權限等級改為”無”

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8、讓 m001 使用者有管理資訊部公用資料夾權限。權限等級指定為擁有者。

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9、m001使用者建立一行事曆,供部門內同仁使用

(PS:由Exchange系統管理員建立行事曆並設定權限供使用亦無不可,此例之用意在將部門資料夾,委由m001管理。)

m001使用者進入Microsoft Outlook ,選擇資料夾清單,以列出目前在Exchange上提供的公用資料夾。

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m001使用者,在資訊部公用資料夾底下,新增資料夾

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指定產生在資訊部底下。

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名為”部門行事曆”,類型為行事曆。

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註1:m001使用者若嘗試建立在資訊部底下以外的地方,由於Exchange系統管理員並未賦予m001使用者權限,會遭遇失敗的錯誤訊息。

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10、m001使用者調整”資訊部”及”部門行事曆”資料夾權限

權限作法

it-cal-users 群組成員: user1、user2、user3

it-cal-mod群組成員: it001、it002。

“資訊部”資料夾

it-cal-users è 檢閱者,僅能觀看瀏覽。

it-cal-mod è 檢閱者,僅能觀看瀏覽。

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“部門行事曆”資料夾

it-cal-mod è 作者,可以建立及編刪自己的項目。

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註1:m001使用者可以透過資訊部內容頁,看到自己的權限,並調整權限。但是對於沒有調整權限的資料夾,比如”南區業務”這個資料夾,m001使用者僅有讀取的權利,因此自然在南區業務內容中,無法調整相關權限。

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註2:不論是 it-cal-users 或 it-cal-mod 群組,要瀏覽或維護”資訊部”資料夾以內的項目,都必須有最基本的”看到資料夾”的權限,也就是檢閱者的權限。否則連資訊部資料夾都會看不到,更遑論要能看到部門行事曆。另外由於 it-cal-users 群組的成員,對於”部門行事曆”僅有檢閱的權限,而在其上層”資訊部”的資料夾已設定讓 it-cal-users 的成員有檢閱的能力,因此”部門行事曆”自然繼承父權限,故僅針對 it-cal-mod 群組在”部門資料夾”的權限進行設定即可。

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11、以it001及it002使用者身分,進行部門行事曆測試。

it001使用者建立一筆約會。it002使用者也將會看到it001使用者所建立的項目。但是卻不能去更動it001使用者所建立的項目。

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因為it001及it002使用者雖然都能建立項目,但是編刪權限僅限於個人所建立的項目

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12、以user1使用者身分,進行瀏覽行事曆測試。

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13、以user5使用者身分測試(  it-cal-users it-cal-mod 中任何群組的成員 )

user5完全沒辦法看到”資訊部”公用資料夾。

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